個人情報保護活動privacy policy

個人情報保護方針

1.個人情報保護理念

株式会社ジェイアール西日本マルニックス（以下、「当社」といいます。）は、個人情報の重要性を認識し、総合物流サービス企業としての事業活動を通じて取り扱う個人情報を保護することが重大な社会的責務であると考え、個人情報の取扱いに関する法令等および当社社内規定を遵守することにより、個人情報の取得、利用、提供、管理等を適切に行います。当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範、JISQ15001：2017個人情報保護に関する「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に準拠して個人情報を取り扱います。なお、本個人情報保護方針の用語の定義は「個人情報の保護に関する法律」に準じています。

2.個人情報の取扱い

当社の事業活動を通じて取り扱う個人情報について以下の方法により、適切に取り扱います。

(1)利用目的の特定

個人情報を直接取得する場合またはそれ以外の方法で取得する場合においても、利用目的を特定し、その利用目的の達成に必要な範囲内において行うとともに、そのための措置を講じます。

(2)目的外利用の制限

あらかじめお客様または従業員の同意のある場合や個人情報の取扱いに関する法令等に定めのある場合を除き、個人情報の目的外利用や第三者への提供は行いません。

(3)適正取得

個人情報を取得する場合、適正かつ公正な手段によって行います。

(4)安全管理

個人情報の漏えい、紛失、き損の防止および是正の安全管理対策を講じます。
社内で個人情報管理責任者を任命し、個人情報を取り扱う部門ごとに個人情報管理者を配置し、内部規定の遵守を徹底します。
役員および全従業員に対して、個人情報の取扱いに関する規定を周知徹底するとともに、教育、指導、監督を行います。
第三者に個人情報を提供する場合には、提供先の選定を適正に行うとともに、当社同様適正な管理を行うよう指導、監督を行います。

(5)正確性の確保

利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めます。

(6)開示、訂正、削除等

お客様（代理人を含む。）または従業員から、本人の個人情報の開示、訂正、削除等を求められた場合には、個人情報の取扱いに関する法令等により適切に対応します。

(7)お客様または従業員からの問合せ・苦情への対応

お客様または従業員からの問合せ・苦情には、個人情報相談窓口を設置し、適切かつ迅速に対応します。

（個人情報に対するお問合せ・苦情窓口）
株式会社ジェイアール西日本マルニックス　担当：個人情報相談窓口（個人情報相談窓口責任者：総務部長）

窓口受付時間（平日　9：00～17：00）（Tel： 06-6396-8620　Fax：06-6396-8621）
〒532-0003　大阪市淀川区宮原3丁目5番24号　新大阪第一生命ビル13F

3. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善

当社は、個人情報を適切に取り扱うために、『個人情報保護マネジメントシステム』を策定、実施し、その維持・運用が適切に行われていることを年1回以上の内部監査を実施することにより確認するとともに、必要に応じて継続的な改善および是正を行います。

制定：平成17年10月1日
最終更新日：令和5年7月1日
株式会社ジェイアール西日本マルニックス
代表取締役社長　福嶋　圭

個人情報の取扱いに関する公表事項

１.利用目的

①当社従業員の個人情報の利用目的

従業員管理を行うため
輸配送、作業業務およびそれに付帯する業務を行うため
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める業務を行うため（従業員の家族であって、扶養等の条件により会社がその家族の個人番号を利用して業務を行う必要のある場合、その家族の個人番号を含む）

②退職者の個人情報の利用目的

必要な連絡を行うため
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める業務を行うため（退職者の家族であって、扶養等の条件により会社がその家族の個人番号を利用して業務を行う必要のある場合、その家族の個人番号を含む）

③採用応募者の個人情報の利用目的

採用審査および必要な連絡を行うため

④お客様の個人情報の利用目的

受託した輸配送、引越、作業業務およびそれに付帯する業務を行うため
アンケート調査実施等により、当社事業に関わるサービス向上および改善を図るため
上記の目的以外に個人情報を利用する場合、あらかじめ本人に利用目的を明示し同意をいただいた利用目的の範囲内で個人情報を利用します。

2.委託に伴う個人情報の取扱い

当社は事業遂行のために他会社（以下、「委託会社」といいます。）に業務を委託する場合があり、委託会社に利用目的の範囲内で個人情報を提供することがあります。個人情報を委託会社に提供する場合、委託会社とは個人情報の保護に関する契約を締結するとともに、個人情報の保護に関して適切な指導、監督を行います。この場合、委託会社従業員の個人情報を利用することもあり、利用目的は以下のとおりです。

委託会社従業員の個人情報の利用目的
輸配送、引越、作業業務およびそれに付帯する業務を行うため
アンケート調査実施等により、当社事業に関わるサービス向上および改善を図るため

委託会社従業員の個人情報についても、上記の目的以外に個人情報を利用する場合は、あらかじめ本人に利用目的を明示し同意をいただいた利用目的の範囲内で個人情報を利用します。

3.監視カメラの設置

当社では、安全管理のために監視カメラを設置している箇所があります。
この場合においても、当社の情報セキュリティ関連規定に従い、適切に管理します。

4.第三者提供

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて第三者に提供しません。

本人の同意がある場合
法令に基づく場合
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を実施することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

保有個人データに関する事項

当社は、取り扱う個人情報のうち、当社が開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止、第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を行うことができる権限を有する個人データの開示等に対して本人またはその代理人から請求があった場合は、請求者が本人またはその代理人であることを確認したうえで、請求に基づき合理的な範囲で速やかに対応します。
開示または利用目的の通知を請求される場合は、原則として1回の請求に対し500円、並びに通知等に要する送付等費用として実費相当額を請求します。利用停止、削除または第三者提供の停止を行った場合は、本来の要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。
なお、次の場合は、請求に応じないことがあります。

請求された個人情報が、上記に規定する開示等を行うことができる権限を有する個人データに該当しない場合
請求に応じることによって、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
当該個人情報の存否が明らかになることによって、以下の恐れがある場合
・違法または不当な行為を助長しまたは誘発する恐れ
・国の安全が害される恐れ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれる恐れまたは他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被る恐れ
・犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶ恐れ
利用目的を本人に通知または公表することによって、以下の恐れのある場合
・当社の権利または正当な利益を害する恐れ
・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合に当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れ
利用停止等を行うことによって、以下の恐れのある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れ
・法令に違反することとなる恐れ

株式会社ジェイアール西日本マルニックス
個人情報管理責任者　経営企画部長

保有個人データの利用目的

当社の保有個人データの利用目的は以下のとおりです。

①当社従業員の個人情報の利用目的

従業員管理
輸配送、作業業務およびそれに付帯する業務を行うため
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める業務を行うため（従業員の家族であって、扶養等の条件により会社がその家族の個人番号を利用して業務を行う必要のある場合、その家族の個人番号を含む）

②退職者の個人情報の利用目的

連絡を行うため
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める業務を行うため（退職者の家族であって、扶養等の条件により会社がその家族の個人番号を利用して業務を行う必要のある場合、その家族の個人番号を含む）

③採用応募者の個人情報の利用目的

採用審査および必要な連絡を行うため

④お客様の個人情報の利用目的

輸配送、引越、作業業務、キャリーサービスおよびそれに付帯する業務を行うため

安全管理措置

・当社は、適切な個人情報の取得および利用の自主基準を設けて、これを厳正に運用し、かつ個人情報を厳重に管理するため、個人情報取扱基本規程（以下「取扱基本規程」といいます）を策定し、個人情報への不正アクセス・個人情報の紛失・破壊・改ざんおよび漏洩等を防止するための行動規範・具体的ルールを定めています。
・当社は、取扱基本規程に基づき、各部門に個人情報管理担当者を任命する等、個人情報を安全に管理するための組織体制の整備を図っています。また、個人情報の漏えい等の発生またはそのおそれがある場合や、目的外利用等関係法令や取扱基本規程違反が発生またはそのおそれがある場合の報告連絡体制を整備しています。
・当社は、個人情報を取り扱う情報システムの改修を継続的に行います。また、同システムへのアクセス制御、取扱い担当者の限定、および外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入等、個人情報への不正アクセス･個人情報の紛失･破壊･改ざん･漏洩等を防止するための予防措置および安全対策を講じます。
・当社は、全ての従業員等に対し、取扱基本規程に基づく個人情報保護についての教育訓練を行い、周知徹底を図るとともに、個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。
・当社は、個人データを取り扱うＰＣについてはセキュリティワイヤーでの施錠、書類等については施錠できる場所での保管、持ち運びの際の個人情報管理担当者の許可、移動させる際の方法の限定および復元不可能な方法による廃棄等、盗難または紛失等を防止するために必要な措置を講じます。
・当社がお客さまの個人情報の取扱いを第三者に委託する場合、個人情報の安全管理が図られるよう、委託先との契約書に安全管理体制について明記する等、委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。

開示等の手続

個人情報に対するお問合せ・苦情や開示等請求は、内容により手続が異なるため、下記の当社窓口に電話で申し出てください。それぞれの請求に必要な手続について案内します。

個人情報に関するお問合せ・苦情の申し出先

（個人情報に対するお問合せ・苦情窓口）

株式会社ジェイアール西日本マルニックス　担当：個人情報相談窓口（個人情報相談窓口責任者：総務部長）
窓口受付時間（平日　9：00～17：00）
〒532-0003　大阪市淀川区宮原3丁目5番24号　新大阪第一生命ビル13F
（Tel： 06-6396-8620　Fax：06-6396-8621）

（認定個人情報保護団体）

認定保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の連絡先　：プライバシーマーク推進センター　認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032　東京都港区六本木１－９－９　六本木ファーストビル
（Tel： 03-5860-7565　　0120-700-779）